BinAr (Bina Arsip) 2
“Wujudkan Efisiensi Kearsipan Desa melalui Aplikasi Digital”
Kegiatan BinAr (Bina Arsip) 2 telah selesai dilaksanakan pada hari Rabu, 6 September 2023 di Desa Tegalweru, Kecamatan Dau, Kabupaten Malang, Jawa Timur oleh Himpunan Mahasiswa Prodi Ilmu Perpustakaan. Bina Arsip 2 hadir dengan membawakan tema “Wujudkan Efisiensi Kearsipan Desa melalui Aplikasi Digital.” Kegiatan yang luar biasa ini merupakan kegiatan program kerja yang mempunyai tujuan untuk membantu perangkat desa dalam mengembangkan dan mengoptimalkan pengelolaan arsip guna mewujudkan desa yang tertib arsip.
Fokus pembahasan pada kegiatan Bina Arsip 2 ini adalah menyiapkan segala proses mendigitalisasi arsip dinamis agar lebih efektif dan efisien di Desa Tegalweru. Bentuk dari acara awalnya disajikan dengan mengadakan sosialisasi materi mengenai pengembangan literasi desa, kewajiban pengelolaan arsip, daur hidup arsip, lalu apa saja permasalahan arsip yang biasa terdapat di lembaga pemerintahan sekaligus cara penanggulangannya, Selain itu pemateri juga memberi penjelasan bagaimana tahapan pengelolaan arsip, bagaimana alih media arsip dan juga restorasi arsip. Namun program kerja Bina Arsip 2 bukan hanya sekedar menyampaikan ilmu mengenai kearsipan saja, tetapi kegiatan ini akan dilanjutkan dengan mempraktikkan tahapan-tahapan pada proses pendigitalisasian arsip. Nantinya kegiatan ini akan berlangsung setiap dua minggu sekali untuk membantu mendigitalkan arsip fisik yang ada di Desa Tegalweru.
Kegiatan ini dimulai dengan persiapan panitia acara BinAr (Bina Arsip) pada pukul 10.30 WIB, semua panitia yang hebat berkumpul di Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya. Setelah semua panitia lengkap berkumpul maka dilanjutkan dengan sesi doa bersama guna mempermudah jalannya acara. Selanjutnya, panitia bersiap untuk berangkat ke titik lokasi yaitu Kantor Desa Tegalweru. Sesampainya di lokasi, panitia mulai mempersiapkan acara dan tepat pada pukul 10.45 WIB, Anandhan Hamidah selaku MC membuka acara BinAr (Bina Arsip) 2 dengan sapaan yang hangat kepada perangkat Desa Tegalweru, yang disambut dengan hangat pula oleh perangkat desa setempat. Dilanjutkan dengan sambutan Ketua Pelaksana BinAr (Bina Arsip) 2 yakni Rachmat Suparmansyah, Kak Anriko Hesya Pramudya selaku Ketua Umum HMPIP 2023, dan Bapak Budi Santoso selaku Kepala Desa Tegalweru.
Inti acara dimulai pada pukul 11.10 WIB dan dilakukan dengan adanya pembinaan arsip desa oleh pemateri. Para perangkat desa antusias akan pemaparan materi yang akan diberikan. Materi mengenai arsip dipaparkan oleh Fredo Lega Yugastian dari PT. SAI (Solusi Arsip Indonesia) yang memang ahli dan mampu membagikan ilmu terkait kearsipan melalui aplikasi digital. Pemaparan materi diberikan dengan baik kepada perangkat desa yang telah hadir, sesekali pembawa materi membawakan materi dengan lugas namun tetap santai sehingga kegiatan acara berjalan dengan lancar. Selain dilakukan pemaparan materi, tak lupa dengan adanya sesi tanya jawab dari perangkat Desa Tegalweru untuk ditujukan kepada pemateri. Perangkat desa juga aktif bertanya mengenai materi yang telah dipaparkan sebelumnya.
Setelah rangkaian demi rangkaian acara dilakukan, tibalah di penghujung acara. Dilakukan kegiatan sesi dokumentasi antara HMPIP, pemateri, dan perangkat Desa Tegalweru dilakukan dengan penuh rasa senang dan penuh syukur. Acara BinAr (Bina Arsip) 2 usai ditutup dengan doa oleh Anandha Hamidah Sugiarti selaku MC pada pukul 12.10 WIB. Banyak rasa syukur yang diterima karena acara BinAr (Bina Arsip) 2 berjalan dengan lancar hingga akhir. Dengan adanya kegiatan ini, diharapkan agar nantinya para perangkat Desa Tegalweru mampu mengimplementasikan bagaimana cara mewujudkan efisiensi kearsipan desa melalui penggunaan aplikasi digital.